Pengelolaan gudang merupakan salah satu bagian penting dalam operasional bisnis, terutama di bidang distribusi, logistik, manufaktur, dan e-commerce.
Jika pengelolaan stok, penyimpanan, dan alur perpindahan barang tidak tertata dengan baik, maka risiko kesalahan pengiriman hingga kerugian pun dapat meningkat.
Untuk itu, diperlukan adanya sistem manajemen gudang atau warehouse management system (WMS) yang diawasi oleh warehouse supervisor.
Ingin tahu lebih lanjut tentang apa itu sistem manajemen gudang dan manfaatnya terhadap perusahaan? Yuk, simak selengkapnya berikut ini!
Apa Itu Sistem Manajemen Gudang?
Sistem manajemen gudang atau warehouse management system (WMS) adalah sebuah sistem yang membantu perusahaan dalam mengelola alur keluar masuk barang di gudang, mulai dari penerimaan, penyimpanan, penempatan, hingga pengiriman.
Sistem ini bisa berbasis software sederhana atau menggunakan platform digital yang terintegrasi dengan teknologi, seperti barcode, RFID, Internet of Things (IoT), bahkan Artificial Intelligence (AI).
Tujuan utama dari WMS adalah menciptakan efisiensi dalam operasional gudang, mengurangi human error, memaksimalkan ruang penyimpanan, serta meningkatkan akurasi dalam pelacakan stok barang.
Dengan adanya sistem ini, manajemen stok tidak lagi bergantung pada pencatatan manual yang rawan salah dan sulit dikontrol.
Saat ini, WMS tidak hanya digunakan perusahaan besar, tetapi juga mulai diadopsi oleh bisnis berkembang dan UMKM yang membutuhkan kontrol inventaris yang lebih akurat.
Proses Sistem Manajemen Gudang
Dalam praktiknya, sistem manajemen gudang terdiri dari beberapa tahapan. Masing-masing tahapan saling terhubung agar proses operasional berjalan efisien dan terukur. Berikut tahapan penting dalam sistem manajemen gudang:
1. Penerimaan Barang (Receiving)
Pada tahap ini, barang yang masuk ke gudang diperiksa dan dicocokkan dengan dokumen pembelian atau surat jalan. Proses ini dilakukan untuk memastikan jumlah dan jenis barang sudah sesuai dengan pesanan atau permintaan.
2. Penempatan dan Penyimpanan Barang (Putaway & Storage)
Setelah diterima, barang kemudian ditempatkan di lokasi penyimpanan yang telah ditentukan. Tahap ini bertujuan agar barang mudah ditemukan saat diperlukan dan memaksimalkan penggunaan ruang gudang.
3. Pengelolaan Persediaan (Inventory Control)
Tahap ini mencakup monitoring jumlah stok, kualitas, dan keteraturan posisi barang di gudang. Sistem biasanya melakukan pembaruan data secara otomatis setiap kali ada pergerakan barang.
4. Pengambilan Barang (Picking)
Picking dilakukan ketika ada permintaan barang dari pelanggan atau kebutuhan produksi. Tahap ini harus dilakukan dengan akurat agar tidak terjadi kekeliruan item maupun jumlah.
5. Pengepakan (Packing)
Barang yang sudah diambil kemudian dikemas sesuai standar pengiriman atau kebutuhan distribusi. Packing juga bertujuan untuk memastikan barang tetap aman mulai dari pengiriman hingga diterima oleh pelanggan.
6. Pengiriman (Shipping)
Tahap terakhir adalah pengiriman atau distribusi barang ke tujuan. Sistem otomatis juga akan mencatat waktu pengiriman, rute, hingga identitas penerima untuk pelacakan.
Baca juga: Apa Itu Purchasing Staff? Skill, Tugas, dan Peluang Kariernya
Manfaat Sistem Manajemen Gudang
Bagi perusahaan, penggunaan WMS memberikan dampak yang signifikan terhadap efisiensi operasional. Sistem ini menjadi strategi untuk meningkatkan produktivitas dan ketepatan distribusi. Berikut beberapa manfaat dari penerapan sistem manajemen gudang:
1. Meningkatkan Akurasi Stok
Melalui sistem yang baik, data stok dapat diperbarui secara otomatis sehingga perusahaan tahu persis barang apa yang tersedia, mana yang menipis, dan mana yang tidak bergerak.
2. Mempercepat Proses Operasional
Adanya sistem yang terintegrasi membuat proses penerimaan barang, pengambilan barang, hingga pengiriman dapat dilakukan lebih cepat karena alur sudah terstruktur.
3. Mengurangi Human Error
Sistem manajemen gudang dapat membantu meminimalkan kesalahan pencatatan, salah picking, hingga salah pengiriman yang biasanya terjadi dalam proses manual.
4. Efisiensi Biaya Operasional
Dengan alur kerja yang lebih tepat dan terukur, perusahaan dapat menghemat biaya penyimpanan, tenaga kerja, dan waktu operasional.
5. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Proses pengiriman barang yang lebih cepat, aman, akurat akan berdampak pada kepuasan pelanggan, sehingga meningkatkan kemungkinan repeat order.
Cara Membangun Sistem Manajemen Gudang yang Baik
Untuk membangun sistem manajemen gudang yang efektif, kamu perlu memahami bahwa sistem bukan hanya soal software, tetapi juga perencanaan, alur kerja, dan penerapan teknologi yang tepat.
Berikut langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk membangun sistem manajemen gudang yang baik.
1. Menganalisis Kebutuhan Gudang
Setiap bisnis memiliki jenis dan volume barang yang berbeda. Karena itu, kamu perlu memetakan kebutuhan mulai dari kapasitas ruang, alur barang, hingga tujuan bisnis.
2. Membuat Standar Prosedur Operasional (SOP)
SOP diperlukan agar semua proses berjalan konsisten mulai dari penerimaan barang hingga pengiriman. Selain itu, adanya SOP yang jelas juga menjadi panduan untuk memudahkan karyawan baru.
3. Memilih Teknologi dan Software WMS yang Tepat
Perusahaan perlu memilih sistem yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Beberapa faktor yang bisa dipertimbangkan adalah fitur, integrasi dengan sistem lain, keamanan data, dan kemudahan penggunaan.
4. Melatih Tim Gudang
Sistem hanya akan efektif jika orang yang menjalankannya memahami cara kerja dan tujuan penerapannya. Untuk itu, sangat penting dilakukan pelatihan kepada tim gudang agar transisi dari sistem manual ke sistem otomatis berjalan lancar.
5. Melakukan Evaluasi dan Penyempurnaan
Setelah sistem berjalan, lakukan pemantauan berkala agar perbaikan bisa dilakukan jika ditemukan kendala atau ada kebutuhan operasional yang berubah.
Menata sistem gudang bukan sekadar urusan logistik, tetapi strategi bisnis yang menentukan kelancaran operasional hingga kepuasan pelanggan.
Perusahaan yang memiliki sistem manajemen gudang yang terarah biasanya lebih siap bersaing dalam pasar yang dinamis dan bergerak cepat.
Nah, jika kamu tertarik bekerja di lingkungan yang menerapkan sistem dan teknologi manajemen modern, inilah saat yang tepat untuk bergabung dengan Enesis Group!
Bersama Enesis, kamu bisa menemukan tempat terbaik untuk mengembangkan karier. Di sana, kamu bisa belajar secara langsung bagaimana proses supply chain, distribusi, hingga tahap operasional yang berjalan secara profesional dan terintegrasi.
Jadi, sudah siap menitih karier yang cemerlang? Mari bergabung bersama Enesis Group sekarang.
Baca juga: 63 Contoh Soal Psikotes Kerja yang Sering Muncul dan Jawabannya
