Matriks eisenhower adalah alat manajemen waktu yang efektif untuk membantu kamu memprioritaskan tugas berdasarkan tingkat urgensi dan kepentingannya.
Dalam dunia kerja atau bisnis, kamu mungkin sering kali kewalahan dengan banyaknya tugas dan permintaan yang datang bersamaan. Tanpa strategi yang tepat, produktivitas bisa menurun dan kualitas pekerjaan ikut terdampak.
Agar pekerjaan makin terarah dan tidak asal menggunakan matriks eisenhower bisa jadi solusinya. Lantas, apa itu matriks eisenhower dan bagaimana penerapannya dapat mengubah cara kamu bekerja? Simak ulasannya lengkapnya berikut!
Apa Itu Matriks Eisenhower?
Metode matriks eisenhower yang dikenal juga sebagai kotak eisenhower atau matriks penting-mendesak adalah kerangka kerja sederhana untuk membantu memprioritaskan tugas berdasarkan tingkat urgensi dan kepentingannya.
Metode ini berasal dari pemikiran Dwight D. Eisenhower, Presiden Amerika Serikat ke-34. Gagasan ini kemudian dikembangkan lebih lanjut oleh Stephen Covey dalam bukunya The 7 Habits of Highly Effective People.
Pada intinya, matriks eisenhower adalah metode yang dapat membantu kamu untuk menentukan tugas dengan mengevaluasi setiap pekerjaan berdasarkan tingkat prioritasnya. Matriks ini terbagi ke dalam empat kuadran, yaitu tugas yang dikerjakan segera, dijadwalkan untuk nanti, didelegasikan, dan dihapus.
Kuadran Matriks Eisenhower
Matriks eisenhower terbagi ke dalam empat kuadran yang membantu mengelompokkan tugas berdasarkan tingkat urgensi dan kepentingannya.
Setiap kuadran memiliki cara penanganan yang berbeda agar waktu dan energi dapat digunakan secara lebih efektif. Berikut penjelasan singkat mengenai masing-masing kuadran:
1. Kuadran I Kerjakan (Do)
Kuadran ini berisi tugas bersifat mendesak, penting, dan harus segera diselesaikan, biasanya yang ditugaskan pada hari yang sama. Tugas-tugas ini sering muncul secara tiba-tiba dan membutuhkan kesiapan agar tidak mengganggu pekerjaan lain.
Umumnya, tugas dalam kuadran ini memiliki konsekuensi langsung, berdampak pada tujuan jangka panjang, dan sering kali menjadi hal pertama yang terlintas di pikiran karena sifatnya menekan.
Baca juga: Mengenal Burnout Kerja: Penyebab dan Cara Mengatasinya
2. Kuadran II Jadwalkan (Schedule)
Kuadran kedua ini mencakup tugas-tugas penting namun tidak mendesak sehingga bisa dijadwalkan untuk dikerjakan nanti. Tugas ini biasanya berdampak pada tujuan jangka panjang, tetapi tidak memiliki batas waktu yang ketat.
Setelah menyelesaikan tugas mendesak di kuadran pertama, kamu dapat fokus pada tugas di kuadran ini. Untuk mengelola waktu secara efektif, kamu dapat menggunakan strategi, seperti prinsip pareto atau metode pomodoro untuk membantu penyelesaiannya.
3. Kuadran III Delegasi (Delegate)
Kuadran ini berisi tugas yang urgensinya tinggi, namun tidak terlalu penting sehingga dapat diserahkan kepada orang lain. Meskipun harus segera diselesaikan, tugas-tugas ini tidak berdampak langsung pada tujuan jangka panjang dan dan mungkin tidak memerlukan keahlian khusus.
Dengan mendelegasikan tugas-tugas ini kepada anggota tim lain, kamu dapat fokus pada pekerjaan yang lebih penting dan mendesak, sekaligus memberikan kesempatan bagi tim untuk mengembangkan kemampuan mereka. Pastikan untuk tetap memantau perkembangan tugas yang didelegasikan untuk memastikan kelancarannya.
4. Kuadran IV Hapus (Delete)
Kuadran ini berisi tugas yang tidak penting dan mendesak sehingga sebaiknya dihindari atau dihapus. Tugas-tugas ini umumnya berupa gangguan yang tidak memberikan nilai tambah dan hanya mengalihkan fokus dari tujuan utama.
Setelah mengelompokkan tugas ke tiga kuadran sebelumnya, sisa tugas yang tidak memiliki urgensi maupun kepentingan dapat dimasukkan ke dalam kuadran ini untuk diabaikan atau dihilangkan.
Contoh Penerapan Matriks Eisenhower
Untuk memahami cara kerja matriks eisenhower secara lebih praktis, berikut beberapa contoh situasi dan jenis tugas yang bisa dimasukkan ke dalam masing-masing kuadran:
1. Contoh Penerapan Kuadran I
Contoh matriks eisenhower kuadran I mencakup situasi tak terduga yang memerlukan tindakan segera, seperti menggantikan rekan kerja sakit atau mengatasi gangguan darurat.
Contoh tugasnya termasuk menulis postingan blog dengan tenggat besok, menyelesaikan proposal proyek penting, dan membalas email klien yang mendesak.
Baca juga: Pentingnya Kesehatan Mental di Tempat Kerja dan Tips Menjaganya
2. Contoh Penerapan Kuadran II
Kuadran II melibatkan perencanaan strategis untuk tujuan jangka panjang, seperti menyusun anggaran bisnis atau merencanakan penambahan armada distribusi. Contoh tugas dalam kuadran ini misalnya mendaftar kursus pengembangan profesional, menghadiri acara jaringan relasi, dan melakukan peningkatan pada proyek pribadi.
3. Contoh Penerapan Kuadran III
Kuadran III mencakup tugas-tugas yang mendesak tetapi dapat didelegasikan, seperti rapat rutin yang memakan waktu. Contoh tugasnya termasuk mengunggah postingan blog, mentranskripsikan catatan rapat, dan membalas email yang bukan dari klien utama.
4. Contoh Penerapan Kuadran IV
Terakhir, contoh matriks eisenhower kuadran IV berisi aktivitas tidak penting dan mendesak yang sebaiknya dihilangkan, seperti istirahat minum kopi atau teh terlalu lama.
Contoh tugas dalam kuadran ini meliputi kerja yang tidak produktif, menghadiri rapat status tidak relevan, dan memberikan persetujuan status rutin.
Tips Memprioritaskan Tugas
Memprioritaskan tugas adalah salah satu faktor untuk mengelola pekerjaan dengan lebih efisien. Berikut beberapa tips yang dapat membantu kamu menyelesaikan tugas dengan lebih terarah dan tepat waktu:
1. Pisahkan Daftar Tugas Pribadi dan Profesional
Untuk mengoptimalkan penggunaan matriks eisenhower, pertimbangkan untuk membuat daftar tugas terpisah untuk urusan pribadi dan profesional.
Kedua jenis tugas ini biasanya membutuhkan waktu, sumber daya, dan pendekatan yang berbeda sehingga perlu dikelola secara terpisah agar lebih efektif dalam mencapai tujuan masing-masing.
2. Beri Kode Warna Pada Tugas
Memberi kode warna pada daftar tugas dapat membantu kamu dengan cepat mengidentifikasi tingkat prioritas.
Kamu bisa menggunakan empat warna untuk menandai tingkat prioritas, misalnya hijau untuk prioritas tertinggi, kuning untuk prioritas kedua, biru untuk prioritas ketiga, dan merah untuk bukan prioritas.
Sistem warna ini akan secara visual mempermudah penempatan tugas ke dalam matriks eisenhower.
3. Batasi Tugas Menjadi 10 Per Kuadran
Agar matriks eisenhower tetap ringkas dan terfokus, usahakan untuk membatasi maksimal 10 tugas di setiap kuadran.
Meskipun kamu memiliki banyak pekerjaan, membuat beberapa matriks dengan daftar tugas lebih sedikit akan lebih efektif daripada satu matriks yang terlalu padat. Membatasi jumlah tugas penting akan membantu kamu memulai proses prioritisasi dengan lebih efisien.
4. Eliminasi Tugas Tidak Penting
Salah satu langkah dalam memprioritaskan tugas secara efektif adalah menghapus tugas yang tidak perlu. Mulailah dengan meninjau daftar dan hilangkan item yang tidak relevan, terutama dari kuadran empat.
Faktanya, sebagian besar waktu kerja sering kali dihabiskan untuk aktivitas yang tidak penting. Dengan segera menghilangkan tugas-tugas ini, kamu akan mempercepat proses prioritisasi dan memfokuskan pada hal yang lebih penting.
Demikianlah ulasan lengkap mengenai matriks eisenhower. Dengan menggunakan metode ini kamu bisa bekerja lebih efisien, fokus pada tugas yang benar-benar penting, dan mengurangi tekanan akibat pekerjaan menumpuk. Tapi ingat, saat stres kerja mulai muncul, jangan lupa juga untuk jaga kondisi tubuh agar tetap rileks dan nyaman.
Salah satu cara mudahnya adalah dengan menggunakan Plossa, produk minyak aromaterapi dari Enesis Group yang punya 4 fungsi sekaligus, yaitu roll on, pijat, kerok, dan inhaler. Cukup oles dan pijat ringan di area leher atau pelipis, sensasi hangatnya bisa bantu meredakan pusing dan stres karena kerjaan.
Yuk, sediakan Plossa, healthy product for healthy family, sebagai teman setia di tengah padatnya aktivitas harianmu!
Baca juga: Kerja Lebih Tenang, Begini Cara Mengatasi Banyak Pikiran!
