Untuk menunjang keberhasilan strategi penjualan produk, banyak perusahaan menerapkan Customer Relationship Management (CRM). Di sisi lain, perusahaan juga perlu memberi perhatian besar pada aspek operasional, efisiensi biaya, kualitas bahan, dan daya saing.
Nah, seluruh aspek tersebut dapat dioptimalkan melalui penerapan Supplier Relationship Management (SRM). SRM bisa dikatakan sebagai program strategis yang membantu memastikan produk terus diproduksi dan terjaga kualitasnya.
Ingin memahami perihal supplier relationship management secara mendalam? Simak pembahasannya dalam artikel ini!
Apa Itu Supplier Relationship Management?
Supplier Relationship Management adalah upaya yang dilakukan perusahaan dalam membangun dan mengelola hubungan dengan supplier atau pemasok. Hubungan yang dimaksud mencakup keseluruhan proses, mulai dari negosiasi kontrak, kerja sama terkait inovasi produk, proses logistik, hingga transaksi.
Dalam struktur perusahaan, SRM umumnya dijalankan oleh seorang procurement specialist. Tugasnya adalah menjaga hubungan antara entitas bisnis dan pemasok demi kelancaran proses usaha. Sebagai catatan, supplier relations adalah modal penting untuk menciptakan kerja sama bisnis jangka panjang yang efisien dan lebih terarah.
Manfaat Supplier Relationship Management
Dengan menerapkan strategi SRM, suatu perusahaan akan memperoleh manfaat berikut:
- Kualitas produk berpotensi meningkat: Jika ada masalah seperti ketidaksesuaian spesifikasi bahan baku atau inkonsistensi mutu, SRM yang baik bisa membantu proses identifikasi dan penanganannya lebih cepat. Alhasil, kualitas produk akhir tidak akan terdampak, bahkan berpotensi meningkat.
- Biaya operasional bisa diminimalkan: SRM yang kuat memungkinkan perusahaan melakukan negosiasi sehingga memperoleh harga terbaik dari pemasok. Hasilnya, biaya operasional dapat diminimalkan.
- Membuka peluang inovasi dan kolaborasi: Dengan SRM, perusahaan berpotensi mengakses teknologi, keahlian teknis, dan hasil RnD milik pemasok. Hal ini mendukung inovasi dan kolaborasi sehingga meningkatkan daya saing perusahaan.
- Rantai pasokan berjalan lebih efisien: Dengan kolaborasi yang erat, perusahaan dan supplier bisa menyelaraskan perencanaan permintaan, jadwal produksi, dan pengiriman. Hal ini sangat membantu, terutama saat terjadi lonjakan permintaan maupun meningkatnya dinamika kompetisi.
- Profitabilitas meningkat: Kombinasi empat aspek di atas bisa berdampak langsung terhadap pertumbuhan profit bisnis dalam jangka panjang.
Baca juga: Supply Chain Manager: Definisi, Tugas, hingga Peluang Karirnya
Proses Supplier Relationship Management
Untuk mendapatkan gambaran yang lebih utuh, simak proses yang perlu dijalankan dalam SRM berikut ini:
1. Mengidentifikasi dan Mengelompokkan Supplier
Identifikasi dan pengelompokan supplier mengacu pada nilai strategis (value) dan tingkat risiko pasokan (risk). Value berkaitan dengan seberapa besar kontribusi supplier terhadap kualitas produk, kelangsungan operasional, dan keunggulan kompetitif perusahaan. Adapun risk meliputi tingkat ketergantungan pada supplier, keterbatasan alternatif, dan fluktuasi stok pasokan.
Pengelompokan ini membantu perusahaan menyusun prioritas dalam mengelola hubungan. Supplier dengan value atau risk tinggi memerlukan pendekatan lebih intensif, sedangkan supplier dengan value dan risk rendah bisa dikelola dengan pendekatan transaksional.
2. Negosiasi dan Penetapan Kontrak
Negosiasi bukan hanya membahas harga, namun juga menyepakati seluruh aspek kerja sama. Selanjutnya, hasil negosiasi harus dituangkan dalam kontrak yang jelas dan komprehensif agar kerja sama memiliki landasan hukum dan operasional yang jelas sejak awal.
Kontrak yang jelas mencakup harga, syarat dan metode pembayaran, Service Level Agreement (SLA), dan Key Performance Indicator (KPI). Kontrak perlu menjelaskan aspek-aspek tersebut secara detail untuk memastikan kedua pihak memiliki pemahaman yang sama sehingga risiko kesalahpahaman bisa diminimalkan.
3. Pengembangan Hubungan Kerja Sama
Bisa dikatakan inilah proses inti SRM, di mana kedua pihak harus memelihara hubungan profesional dengan modal kepercayaan dan komunikasi terbuka. Beberapa praktik sederhananya adalah pembayaran tepat waktu dan keterbukaan informasi mengenai rencana produksi.
Jika supplier sudah percaya pada perusahaan, mereka berpotensi terlibat lebih jauh, misalnya dengan berbagai ide dan peluang perbaikan.
4. Pemantauan Kinerja Supplier
Saat penetapan kontrak, ada aspek KPI yang harus disepakati bersama. Nah, KPI digunakan untuk memeriksa apakah supplier sudah memenuhi standar yang disepakati atau belum. Beberapa contoh aspek KPI SRM yaitu defect rate untuk mengukur tingkat cacat produk dan on-time delivery untuk menilai ketepatan waktu pengiriman.
Proses ini disebut vendor governance, yakni mekanisme pengawasan dan pengendalian supplier agar tetap selaras dengan standar dan tujuan perusahaan.
5. Manajemen Risiko dan Krisis
Beberapa risiko yang dapat memengaruhi kemampuan supplier dalam memenuhi kebutuhan perusahaan antara lain kendala logistik, bencana alam, dan perubahan regulasi industri.
Di sini, perusahaan harus menyusun strategi mitigasi, yakni langkah pencegahan dan penanganan untuk mengurangi dampak risiko-risiko tersebut. Caranya bisa dengan menyiapkan supplier alternatif atau menyesuaikan strategi stok.
6. Memelihara Hubungan Jangka Panjang
Dalam membangun hubungan jangka panjang, dibutuhkan kepercayaan, komunikasi, dan keterbukaan, kemauan untuk memberikan umpan balik yang konstruktif, serta upaya perbaikan di area yang dirasa kurang.
Dengan hubungan yang berkelanjutan, perusahaan tak perlu repot berganti supplier, melakukan negosiasi ulang, dan menghadapi risiko gangguan pasokan. Begitu pula supplier yang berpotensi mendapatkan order yang stabil dan peluang pengembangan bisnis.
Baca juga: Apa Itu Supply Planner? Ini Dia Definisi dan Kualifikasinya
Tantangan dalam Penerapan SRM
Manfaat Supplier Relationship Management memang mencakup area yang luas, namun penerapannya tak bisa dipisahkan dari beberapa tantangan berikut:
- Ketergantungan pada supplier tunggal: Apabila perusahaan sangat bergantung pada satu supplier, mereka harus siap menghadapi risiko keterlambatan pengiriman, masalah kualitas, bahkan kegagalan operasional.
- Kompleksitas rantai pasok: Kompleksitas bisa berasal dari banyaknya supplier, jaringan pasokan berlapis, dan kebutuhan memastikan supplier memenuhi standar perusahaan. Maka, perusahaan membutuhkan sistem canggih dan tim yang kompeten.
- Fluktuasi harga bahan baku: Saat harga bahan baku naik signifikan dan supplier tidak dapat menyesuaikan harga jual, margin keuntungan mereka akan tertekan. Di sisi lain, perusahaan tetap menginginkan harga yang kompetitif. Jika tekanan harga terlalu besar, supplier berisiko menurunkan kualitas atau bahkan menghentikan pasokannya.
- Keterbatasan wawasan dan skill: SRM bukan proses yang sederhana karena tim yang menjalankannya dituntut memahami konsep manajemen risiko, manajemen kontrak, negosiasi, komunikasi, hingga penyusunan KPI.
Contoh Supplier Relationship Management
Salah satu contoh Supplier Relationship Management adalah di perusahaan otomotif multinasional, Toyota. Perusahaan otomotif asal Jepang ini memandang supplier sebagai bagian dari keluarga besarnya. Hal ini tercermin dari pembinaan hubungan jangka panjang yang berfokus untuk saling membantu dan melakukan upaya perbaikan.
Adapun penerapannya dilakukan dengan berbagai program, di antaranya Quality Control Circle (QCC). Program ini merupakan pembinaan manajemen manufaktur terutama penerapan Lean Manufacturing dan perbaikan shop floor produksi untuk meningkatkan kapasitas dan kapabilitas para supplier.
Sekian penjelasan mengenai Supplier Relationship Management yang bukan sekadar aktivitas operasional pengadaan, namun langkah strategis bagi masa depan perusahaan. Sebenarnya, SRM perlu dijalankan perusahaan dalam berbagai sektor, termasuk FMCG.
Pasalnya, FMCG bisa dikatakan sangat bergantung pada pasokan bahan baku bervolume besar dan berkelanjutan. Salah satu perusahaan FMCG ternama Indonesia yang sudah menjalankan SRM adalah Enesis Group.
Enesis Group adalah perusahaan FMCG yang sudah berkiprah sejak 1988 dan memproduksi banyak produk andalan masyarakat seperti Adem Sari, Kispray, dan Antis. Selain berkomitmen menjalankan SRM, Enesis juga menyediakan lingkungan kerja yang mendukung pengembangan diri dan karier karyawannya.
Jika kamu ingin bekerja bersama bos yang asik, teman kerja anti toxic, dan terlibat dalam beragam project menantang, Enesis adalah tempatnya. Lebih healthy dan happy berkarier di Enesis. Yuk, kembangkan dirimu secara personal dan profesional di Enesis!
Bacar juga: Sistem Manajemen Gudang: Proses, Manfaat, & Cara Membuatnya
