Project management plan adalah dokumen penting yang dimiliki oleh setiap manajer proyek dan menjadi dasar perencanaan suatu proyek.
Dokumen ini mencakup seluruh rencana kegiatan, serta menjadi acuan resmi bagi para stakeholder. Jika terjadi perubahan selama proyek berlangsung, perubahan tersebut akan dicatat dalam kontrol perubahan dan dibandingkan dengan baseline proyek.
Setelah project management plan selesai disusun, biasanya akan diadakan meeting resmi untuk memulai proyek sekaligus menginformasikan seluruh kegiatan yang akan dilakukan kepada pihak terkait.
Baik untuk proyek kecil maupun besar, penyusunan dokumen ini merupakan langkah wajib dalam proses strategic planning agar pelaksanaan proyek lebih terarah.
Ingin tahu tujuan lengkap dan langkah-langkah penyusunan project management plan? Simak selengkapnya di artikel ini!
Pengertian Project Management Plan
Project management plan adalah dokumen yang menjelaskan secara menyeluruh bagaimana suatu proyek akan dijalankan, dipantau, dan dikendalikan.
Secara sederhana, project management plan berfungsi sebagai peta yang memuat tujuan proyek, langkah untuk mencapainya, pihak yang terlibat, target waktu, serta cara menghadapi risiko atau tantangan yang mungkin muncul.
Dokumen ini berperan penting untuk menyatukan pemahaman seluruh pihak terkait, sehingga proyek dapat berlangsung dengan lebih terarah dan terorganisir.
Tujuan Project Management Plan
Setelah memahami pengertiannya, penting juga untuk mengetahui apa saja tujuan dibuatnya project management plan. Berikut beberapa tujuan utama yang menjadi dasar penyusunan dokumen ini:
1. Menetapkan Standar Kualitas
Project management plan berfungsi untuk menetapkan standar kualitas sekaligus memastikan seluruh anggota tim memahami dan berkomitmen memenuhinya. Dengan begitu, proyek dapat menghasilkan output yang tepat waktu, berkualitas tinggi, dan sesuai dengan ekspektasi.
2. Penggunaan Sumber Daya yang Optimal
Project management plan membantu memastikan penggunaan sumber daya, seperti waktu, dana, dan tenaga kerja secara efisien.
Dengan adanya rencana yang jelas, project manager dapat mengetahui langkah yang harus dilakukan serta sumber daya yang perlu disiapkan sehingga pemborosan bisa dihindari dan setiap anggota tim dapat bekerja secara produktif dan efektif.
Baca juga: Supply Chain Manager: Definisi, Tugas, hingga Peluang Karirnya
3. Mengidentifikasi Risiko-Risiko Potensial
Dalam pelaksanaan proyek, berbagai rintangan atau masalah bisa saja muncul. Project management plan membantu project manager mengenali risiko-risiko potensial sejak awal dan menyiapkan strategi untuk mengatasinya atau setidaknya mengurangi dampaknya.
4. Menjaga Proyek Tetap Sesuai Jalur
Project management plan juga berperan untuk menjaga proyek tetap berada di jalur yang benar. Tanpa dokumen ini, tim berisiko kehilangan arah dan membuang waktu maupun sumber daya pada hal yang kurang efisien.
Dengan adanya PMP, project manager memiliki panduan jelas tentang apa yang harus dilakukan, kapan, dan bagaimana, sehingga proyek dapat berjalan fokus dan terarah.
Komponen Utama Project Management Plan
Dalam menyusun project management plan, ada beberapa elemen penting yang perlu diperhatikan agar rencana proyek dapat dijalankan dengan efektif dan terarah. Berikut komponen utama yang harus ada di dalamnya:
1. Lingkup Proyek
Tentukan secara jelas apa yang ingin dicapai oleh proyek, termasuk tujuan, target, batasan, serta kriteria keberhasilan agar seluruh tim memiliki panduan dan arah kerja yang sama.
2. Waktu dan Jadwal Proyek
Cantumkan timeline pelaksanaan proyek, batas waktu setiap tugas, dan tahapan penting (milestone) agar kegiatan berjalan sesuai rencana dan selesai tepat waktu.
3. Anggaran dan Biaya Proyek
Susun rencana penggunaan dana secara rinci, mulai dari estimasi biaya hingga strategi pengendalian anggaran, guna mencegah pemborosan dan memastikan efisiensi finansial.
4. Manajemen Risiko
Identifikasi potensi masalah yang mungkin muncul selama proyek berlangsung dan siapkan strategi untuk menanganinya atau mengurangi dampaknya sehingga tim lebih siap menghadapi berbagai situasi.
Baca juga: Metode Riset Pasar: Cara, Tujuan, dan Contohnya, Yuk Simak!
5. Manajemen Kualitas
Tetapkan standar serta prosedur kualitas yang harus dipenuhi selama pelaksanaan proyek agar hasil akhir sesuai dengan ekspektasi dan standar yang telah ditentukan.
6. Manajemen Sumber Daya
Atur pemanfaatan tenaga kerja, peralatan, material, dan sumber daya lainnya secara efisien agar setiap elemen dapat digunakan seoptimal mungkin.
7. Manajemen Komunikasi
Buat rencana komunikasi yang jelas antarpihak yang terlibat, mencakup metode, waktu, dan isi komunikasi agar setiap informasi tersampaikan dengan tepat dan akurat.
8. Manajemen Stakeholder
Identifikasi pihak-pihak yang memiliki kepentingan terhadap proyek dan rencanakan strategi komunikasi serta kerja sama untuk memastikan dukungan dan keterlibatan mereka.
9. Manajemen Pengadaan
Rancang proses pengadaan barang dan jasa dari pihak eksternal, termasuk pemilihan vendor dan pengaturan kontrak, agar kebutuhan proyek terpenuhi dengan baik.
Langkah-Langkah Penyusunan Project Management Plan
Menyusun project management plan merupakan proses yang melibatkan beberapa langkah terstruktur agar setiap aspek proyek dapat dipertimbangkan secara menyeluruh. Berikut langkah-langkah dasar dalam penyusunannya:
1. Mengidentifikasi Tujuan dan Lingkup Proyek
Tentukan hasil yang ingin dicapai serta ruang lingkup, batasan, dan target proyek agar memiliki gambaran jelas mengenai apa yang harus dilakukan.
2. Menentukan Timeline dan Milestone Proyek
Susun jadwal keseluruhan proyek, mulai dari awal hingga selesai, serta tentukan milestone penting yang menandai pencapaian atau fase transisi proyek.
Baca juga: Apa Itu Supply Planner? Ini Dia Definisi dan Kualifikasinya
3. Mengestimasi Anggaran dan Sumber Daya
Hitung estimasi biaya, termasuk tenaga kerja, material, dan kebutuhan lain, lalu alokasikan sumber daya, seperti peralatan dan personel sesuai kebutuhan.
4. Identifikasi dan Analisis Risiko
Catat potensi hambatan yang mungkin muncul, kemudian tetapkan langkah untuk menghindari, mengurangi, atau menanganinya secara efektif.
5. Menetapkan Strategi Komunikasi dan Manajemen Stakeholder
Rancang metode, frekuensi, dan isi komunikasi antar tim serta pihak terkait. Identifikasi stakeholder dan buat strategi untuk menjaga keterlibatan serta kepuasan mereka.
6. Menetapkan Standar dan Prosedur Kualitas
Tentukan kriteria kualitas yang harus dipenuhi dan prosedur untuk memastikan standar tersebut tercapai selama pelaksanaan proyek.
7. Manajemen Sumber Daya Manusia
Atur peran dan tanggung jawab setiap anggota tim serta tetapkan prosedur pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia dalam proyek.
8. Manajemen Pengadaan
Identifikasi kebutuhan yang harus dipenuhi dari luar organisasi, lalu rancang proses pemilihan vendor, pemesanan, hingga pengelolaan kontrak.
9. Pengembangan Rencana Pelaksanaan
Susun langkah-langkah konkret dan realistis untuk mencapai setiap tujuan serta milestone proyek.
10. Review dan Persetujuan PMP
Lakukan evaluasi menyeluruh terhadap dokumen PMP, kemudian mintakan persetujuan dan masukan dari stakeholder serta anggota tim terkait.
Setelah seluruh tahapan selesai dan rencana disetujui, proyek dapat mulai dijalankan sesuai dengan project management plan yang telah disusun di awal.
Itulah penjelasan mengenai tujuan dan langkah penyusunan project management plan agar proyek dapat berjalan dengan lancar dan terkontrol.
Menyusun project management plan memang menuntut fokus dan ketelitian, tapi hal itu juga menjadi fondasi agar setiap proyek bisa berjalan lancar dan sesuai target.
Di tengah tantangan seperti ini, lingkungan kerja yang mendukung sangat penting agar kamu bisa berkembang dan tetap termotivasi.
Di Enesis Group, kamu bisa merasakan bos yang asik, teman kerja anti-toxic, brand yang jelas dan tepercaya, proyek yang menantang, serta peluang perkembangan karier yang terjamin. Dengan semua itu, setiap kontribusi yang kamu berikan bisa terasa maksimal dan dihargai.
Jangan ragu berkarier di Enesis yang kiprahnya sudah terbukti sejak 1988! Temukan peluang kariermu sekarang dan rasakan pengalaman kerja yang lebih healthy & happy di Life at Enesis!
Baca juga: Apa Itu Procurement Analyst? Definisi, Tugas, & Kualifikasi
