Penyusunan strategi pemasaran yang didukung oleh riset pasar memang penting untuk meningkatkan penjualan produk. Namun, proses pengadaan juga tak kalah penting, terutama pada bisnis dengan volume produksi tinggi, misalnya bisnis FMCG. Di sinilah peran procurement specialist sangat vital.
Faktanya, procurement specialist adalah sebuah peran yang tak hanya menjalankan proses pengadaan, tapi juga memastikan setiap prosesnya menguntungkan perusahaan sehingga kepercayaan mitra terjaga dan reputasi perusahaan meningkat.
Kalau kamu ingin tahu seluk beluk posisi procurement specialist, artikel ini akan sangat membantumu. Jadi, pastikan kamu membacanya sampai akhir, ya.
Apa Itu Procurement Specialist?
Procurement specialist adalah posisi yang mengelola pengadaan barang dan jasa dalam sebuah perusahaan. Namun, perlu dipahami bahwa proses pengadaan tersebut harus menghasilkan output yang menguntungkan, baik melalui harga yang kompetitif maupun kepatuhan terhadap aturan.
Dalam menjalankan tugasnya, procurement specialist berhubungan dengan banyak pihak internal, seperti manajer departemen, staf gudang, dan staf keuangan, sekaligus pihak eksternal, seperti supplier, auditor, regulator, dan pengacara.
Baca juga: Aneka Tugas Supply Chain dalam Industri FMCG, Simak!
Tugas dan Tanggung Jawab Procurement Specialist
Kamu tertarik berkarier di bidang procurement atau bercita-cita menjadi procurement specialist? Selain mengurus procurement dan purchasing, seorang procurement specialist juga memiliki beberapa tanggung jawab lain. Simak tugas procurement specialist selengkapnya di bawah ini:
1. Melakukan Riset Pasar
Procurement specialist perlu mengikuti perkembangan tren dan berita industri terkait agar bisa mengambil keputusan yang paling tepat saat memilih supplier. Riset pasar procurement specialist umumnya terkait fluktuasi harga bahan baku maupun perubahan regulasi industri.
2. Mengelola Inventaris
Dalam menjalankan tugas ini, procurement specialist perlu berkoordinasi dengan tim gudang untuk memonitor stok inventaris yang akan menunjang produksi. Selanjutnya, mereka perlu menyusun jadwal pembelian yang tepat agar tidak terjadi kelebihan maupun kekurangan stok.
Selain hal-hal di atas, procurement specialist juga perlu menyusun dan menyimpan dokumen pengadaan, seperti Request for Quotation (RFQ), form Pre-Order (PO), faktur, laporan, dan sebagainya.
Baca juga: Kerja Tidak Sesuai Jobdesk? Coba Lakukan 5 Hal Ini!
3. Mengelola Supplier
Seorang procurement specialist harus berupaya menemukan supplier yang paling mampu memenuhi kebutuhan perusahaan, baik dengan kualitas barang terbaik, harga bersaing, dukungan pelanggan, pelayanan cepat, hingga reputasi baik.
Selain itu, mereka juga perlu mengelola hubungan dan kontrak dengan supplier. Ya, procurement specialist harus memeriksa kejelasan isi kontrak untuk menghindari perselisihan dan tertundanya operasional bisnis.
4. Memastikan Kualitas Barang Terjamin
Procurement specialist perlu memastikan barang dari supplier telah memenuhi standar kualitas yang dibutuhkan perusahaan, misalnya terbukti punya performa yang baik dengan adanya sertifikasi yang mendukung.
Langkah ini bisa dilakukan dengan penelitian mendalam maupun uji coba barang sebelum pembelian. Tujuannya adalah untuk mencegah risiko produk cacat atau tidak sesuai spesifikasi.
5. Memahami Regulasi yang Berlaku
Demi menjaga reputasi perusahaan dan menghindari masalah hukum, procurement specialist memverifikasi perihal kepatuhan supplier terhadap regulasi yang berlaku, baik peraturan daerah, nasional, lingkungan, ketenagakerjaan, maupun undang-undang perdagangan.
Langkah ini bisa dilakukan dengan memeriksa izin usaha supplier. Jika pembelian berlangsung lintas negara, procurement specialist harus memeriksa legalitas ekspor atau impornya.
Skill yang Dibutuhkan oleh Procurement Specialist
Supaya dapat menjalankan tugasnya dengan optimal, seorang procurement specialist perlu menguasai hard skill maupun soft skill di bawah ini:
- Berpikir strategis dan analitis: Mampu merencanakan, menganalisis data, dan mewujudkan strategi pengadaan dengan efisien.
- Komunikasi: Dibutuhkan dalam mengelola hubungan dengan supplier, negosiasi kontrak, dan berkoordinasi dengan tim internal maupun stakeholder.
- Negosiasi: Skill negosiasi harus mengacu pada tujuan yang spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu sehingga tercapai kesepakatan yang menguntungkan.
- Manajemen risiko: Meliputi risiko supplier, risiko kontraktual, risiko keuangan, dan risiko operasional.
- Ketajaman finansial: Meliputi pemahaman terhadap konsep cost management dan forecasting.
- Kepemimpinan (leadership): Diperlukan karena mereka sering terlibat dalam pengambilan keputusan strategis, memimpin proses pengadaan, dan berkoordinasi dengan tim lintas divisi.
- Penguasaan teknologi: Meliputi penguasaan terhadap perangkat digital dan platform yang menunjang efisiensi proses kerja.
- Paham aturan hukum: Untuk mencegah terjadinya prosedur yang melanggar hukum atau menghindari keterlibatan dengan pihak eksternal yang melanggar hukum.
- Adaptasi: Mudah menyesuaikan diri dengan perubahan pasar, teknologi, dan regulasi perusahaan maupun industri.
- Manajemen waktu dan proyek: Agar bisa memprioritaskan tugas penting dan setiap tahapannya bisa dikoordinasikan dengan baik.
Procurement Specialist dan Purchasing Manager, Apa Bedanya?
Procurement specialist dan purchasing manager mungkin terkesan sama. Namun jangan salah, keduanya punya beberapa perbedaan sebagai berikut:
- Ruang lingkup: Procurement specialist memiliki ruang lingkup kerja dalam pengadaan barang atau jasa dengan kategori tertentu, sedangkan purchasing manager dalam keseluruhan aspek pengadaan barang dan jasa.
- Tanggung jawab: Procurement specialist mengemban tanggung jawab yang bersifat operasional dan teknis, sedangkan purchasing manager lebih strategis dan manajerial.
- Kualifikasi: Syarat menjadi procurement specialist biasanya gelar sarjana di bidang terkait dengan pengalaman kerja minimal 2–3 tahun di pengadaan. Adapun purchasing manager harus bergelar sarjana atau magister dengan pengalaman kerja 5–10 tahun.
Jenjang Karier dan Rata-Rata Gaji Procurement Specialist di Indonesia
Secara umum, jenjang karier di bidang procurement adalah sebagai berikut:
- Junior buyer: Bertugas membantu buyer senior untuk melakukan proses pengadaan, termasuk negosiasi dan manajemen supplier.
- Contract specialist: Bertugas menyusun dan memeriksa kontrak pengadaan, sekaligus melakukan negosiasi dengan pihak terkait.
- Buyer: Bertugas memimpin proses pengadaan pada kategori barang atau jasa spesifik, melakukan negosiasi harga, dan manajemen kontrak.
- Procurement manager: Bertugas dalam pengelolaan tim procurement, mengembangkan strategi pengadaan yang jitu, serta memastikan semua proses berjalan sesuai regulasi yang berlaku.
- Category manager: Bertanggung jawab dalam proses pengadaan kategori barang spesifik dan memaksimalkan strategi pengadaan.
- Senior procurement manager: Bertanggung jawab dalam memimpin procurement secara menyeluruh, mengembangkan strategi jangka panjang, serta memelihara hubungan dengan pemangku kepentingan senior.
- Director of procurement: Bertugas membuat laporan pada Chief Procurement Officer (CPO), bertanggung jawab dalam pelaksanaan strategi pengadaan global, serta memastikan keselarasannya dengan tujuan perusahaan.
- Chief Procurement Officer (CPO): Penanggung jawab tertinggi dalam fungsi procurement perusahaan.
Di Indonesia, rata-rata gaji procurement specialist adalah berkisar dari Rp5.500.000 hingga Rp8.130.000. Perlu diingat bahwa gaji ini bisa berbeda-beda antar perusahaan, ya.
Selain itu, ada beberapa hal yang memengaruhi besaran gaji procurement specialist, antara lain tingkat jabatan, industri, pendidikan, pengalaman, keterampilan, dan lokasi kerja.
Sekian penjelasan mengenai procurement specialist, sebagai posisi yang berkontribusi besar untuk mendukung berjalannya proses produksi yang tepat waktu dan menguntungkan perusahaan, baik dari segi pendapatan maupun reputasi.
Posisi procurement specialist sebenarnya dibutuhkan oleh sebagian besar industri, terutama yang memiliki volume produksi tinggi dan membutuhkan bahan baku yang sangat beragam, seperti FMCG (Fast Moving Consumer Goods).
Ya, industri FMCG sangat membutuhkan peran ini untuk menjaga kelancaran produksi, efisiensi biaya, dan daya saing mereka dengan kompetitor. Kalau kamu tertarik membangun karier di perusahaan FMCG ternama di Indonesia, Enesis Group adalah tempat yang tepat.
Enesis Group adalah perusahaan yang berhasil melahirkan beragam brand favorit masyarakat, seperti Adem Sari, Vegeta, Soffell, Kispray, dan masih banyak lagi. Terciptanya produk yang berkualitas tak bisa dipisahkan dari peran karyawan yang berkompeten dan bahagia, kan?
Nah, selain berhasil dengan produknya, Enesis juga menjadi lingkungan kerja yang suportif dan mendukung pengembangan diri karyawannya. Nggak heran, karena di Enesis kamu akan bertemu dengan bos yang asik, teman kerja anti-toxic, dan perkembangan karier yang terjamin.
Enesis juga memberikan kesempatan karyawannya untuk terlibat dalam project-project menantang yang bisa membantu mengasah keterampilan. Jadi, jangan ragu berkarier di Enesis karena sudah terbukti kiprahnya sejak 1988! Yuk, mulai Life at Enesis dan bangun karier impianmu!
Baca juga: 5 Cara Menghadapi Teman Kerja Toxic, Bikin Kerja Lebih Tenang!
