Hampir setiap perusahaan, khususnya yang berada di sektor penjualan barang seperti perusahaan FMCG, biasanya selalu membutuhkan seorang purchasing staff. Posisi ini berperan penting dalam memastikan seluruh kebutuhan barang dan bahan tersedia tepat waktu, agar operasional perusahaan bisa berjalan lancar.
Jika kamu penasaran dengan apa saja tugas purchasing staff, skill yang dibutuhkan, hingga peluang kariernya, yuk simak pembahasan lengkapnya di artikel ini!
Apa Itu Purchasing Staff?
Purchasing staff adalah individu yang bertugas memenuhi kebutuhan barang dan bahan yang diperlukan perusahaan, dengan cara mencari dan membelinya dari distributor atau vendor lain. Di dunia bisnis, posisi ini juga sering dikenal dengan sebutan purchasing officer.
Peran mereka sangat penting untuk memastikan seluruh kebutuhan perusahaan, baik dari segi bahan baku, barang jadi, hingga perlengkapan operasional, tersedia tepat waktu, sesuai standar kualitas, dan dengan harga yang kompetitif.
Dalam perusahaan FMCG misalnya, purchasing staff biasanya bertanggung jawab untuk memastikan ketersediaan bahan baku dan perlengkapan pendukung produksi serta distribusi produk.
Agar dapat menjalankan tugasnya dengan baik, seorang purchasing staff perlu memiliki kemampuan komunikasi dan negosiasi yang baik, terutama dalam menjalin hubungan dengan vendor dan memastikan kerja sama yang saling menguntungkan.
Baca juga: Tugas Key Account Manager dan Jenjang Karirnya yang Menjanjikan
Tugas dan Tanggung Jawab Purchasing Staff
Tugas dan tanggung jawab atau jobdesk purchasing staff biasanya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan bidang industri yang digeluti. Namun, dalam perusahaan FMCG, posisi yang termasuk pada bagian supply chain ini memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
1. Mencari Pemasok Bahan dan Barang
Jobdesk purchasing staff yang pertama adalah mencari pemasok bahan dan barang yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Dalam proses ini, purchasing staff harus bekerja sama dengan berbagai departemen, seperti tim marketing, sales, pengembangan produk, manufaktur, hingga gudang untuk mengetahui kebutuhan masing-masing tim.
Setelah kebutuhan teridentifikasi, purchasing staff akan mulai meneliti dan mengevaluasi calon vendor yang berpotensi menjadi pemasok.
Tak jarang, mereka juga harus mengunjungi langsung kantor atau gudang vendor untuk memastikan kualitas dan kapasitas pasokan yang ditawarkan.
2. Melakukan Negosiasi Pembelian Bahan dan Barang
Setelah menemukan vendor yang sesuai, purchasing staff bertugas melakukan negosiasi untuk mendapatkan harga terbaik dan kesepakatan yang menguntungkan kedua pihak.
Beberapa hal yang biasanya dinegosiasikan meliputi potongan harga untuk pembelian dalam jumlah besar, sistem dan jadwal pengiriman, serta kebijakan retur barang.
Tujuannya adalah untuk meminimalkan risiko kerugian dan memastikan proses pengadaan berjalan lancar. Setelah negosiasi selesai, barulah kontrak kerja sama disusun dan proses pembelian dapat dilakukan secara resmi.
3. Memantau Pengiriman Bahan dan Barang
Setelah proses pembelian selesai, vendor akan mengirimkan bahan dan barang yang telah dipesan. Di tahap ini, purchasing staff bertanggung jawab untuk memastikan pengiriman berjalan lancar dan barang diterima dengan aman oleh perusahaan.
Mereka juga perlu memeriksa kondisi barang saat tiba untuk memastikan tidak ada kerusakan atau ketidaksesuaian. Jika ditemukan masalah, purchasing staff akan menjadi penghubung utama antara perusahaan dan vendor untuk menyelesaikannya.
4. Mengelola Stok dan Biaya Penyediaan Bahan dan Barang
Setelah barang diterima, purchasing staff harus memperbarui data stok dan menginformasikan kepada staf gudang agar penyimpanan dilakukan sesuai prosedur.
Selain itu, mereka juga bertugas memantau dan menganalisis biaya pengadaan secara rutin. Tujuannya adalah untuk memastikan efisiensi anggaran serta menghitung margin keuntungan dari proses pembelian yang dilakukan.
Baca juga: Kerja Tidak Sesuai Jobdeks? Coba Lakukan 5 Hal Ini!
Skill dan Kualifikasi yang Dibutuhkan Purchasing Staff
Karena tanggung jawabnya yang kompleks dalam memastikan ketersediaan barang dan bahan bagi perusahaan, seorang purchasing staff perlu memiliki kombinasi hard skill dan soft skill berikut ini:
- Komunikasi: Kemampuan komunikasi yang baik sangat penting untuk menunjang aktivitas pemesanan barang dan bahan ke vendor. Selain itu, keterampilan ini juga dibutuhkan untuk menjalin hubungan kerja yang baik dan menyampaikan maksud secara efektif.
- Negosiasi: Kemampuan negosiasi akan membantu purchasing staff mendapatkan penawaran harga terbaik dari vendor. Negosiator yang baik mampu berpikir strategis dan bersikap persuasif untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan.
- Melek teknologi: Pekerjaan purchasing staff dapat lebih mudah diselesaikan dengan menggunakan bantuan teknologi, seperti komputer. Maka, alangkah baiknya jika purchasing staff dapat mengoperasikan komputer dengan lancar.
- Memiliki kemampuan numerik: Karena pekerjaan ini banyak berhubungan dengan angka, maka keterampilan matematika dasar perlu dimiliki. Hal ini berguna untuk menghitung biaya, membandingkan harga, dan mendeteksi kesalahan lebih awal.
- Kemampuan analisis: Purchasing staff juga harus mampu menganalisis berbagai aspek, mulai dari kredibilitas vendor hingga efisiensi biaya. Kemampuan ini membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih akurat berdasarkan data yang tersedia.
Karier dan Prospek Kerja Purchasing Staff
Pekerjaan purchasing staff memang memiliki prospek karier yang cukup menjanjikan. Setelah mengumpulkan pengalaman selama kurang lebih lima tahun, kamu berpeluang untuk naik level menjadi purchasing supervisor.
Sebagai purchasing supervisor, kamu akan bertanggung jawab dalam mengawasi proses pembelian serta memastikan bahan dan barang yang dibutuhkan perusahaan tersedia tepat waktu dan sesuai standar.
Dengan pengalaman tambahan sekitar 3–4 tahun di posisi tersebut, kamu bisa melangkah lebih jauh menjadi purchasing manager. Pada level ini, tugasmu akan semakin strategis, mulai dari melakukan riset mendalam hingga memilih supplier yang paling tepat untuk mendukung kebutuhan perusahaan secara menyeluruh.
Itu dia penjelasan lengkap seputar profesi purchasing staff, mulai dari pengertian, tanggung jawab, keterampilan yang dibutuhkan, hingga prospek kariernya.
Kalau kamu tertarik meniti karier di bidang ini, tapi masih mencari tempat yang tepat untuk berkembang, Enesis Group bisa jadi pilihan yang ideal.
Di Enesis, kamu akan terlibat dalam berbagai project menantang dari brand-brand ternama. Kamu juga akan dibimbing untuk terus berkembang dan mendapatkan jenjang karier yang jelas.
Selain itu, berkarier di Enesis juga bisa mendukung lingkungan kerja yang sehat dan suportif, karena bosnya asik, rekan kerja anti-toxic, dan budaya kerja yang mendukung pertumbuhanmu.
Sebagai perusahaan yang sudah terbukti kiprahnya sejak 1988, Enesis bisa membantumu Lebih Healthy & Happy Berkarier. Jadi, jangan lewatkan kesempatan ini dan segera bergabung bersama Enesis, ya!
Baca juga: Contoh Profil CV Fresh Graduate, ATS Friendly & Professional
