Dalam menjalankan operasional bisnis, pengelolaan keuangan yang rapi dan sistematis sangat penting untuk menjaga keberlangsungan perusahaan di berbagai sektor, mulai dari keuangan, manufaktur, teknologi, hingga perusahaan FMCG. Nah, salah satu elemen penting dalam pengelolaan keuangan ini adalah account payable.
Secara garis besar, account payable adalah komponen dalam akuntansi yang berkaitan dengan kewajiban perusahaan untuk melakukan pembayaran kepada pihak ketiga, seperti vendor atau pemasok. Tapi, account payable bukan sekadar soal mencatat tagihan, lho.
Lantas, apa sebenarnya yang dimaksud dengan account payable, bagaimana proses kerjanya, dan mengapa perannya begitu krusial dalam operasional bisnis? Yuk, simak penjelasan lengkapnya berikut ini!
Pengertian Account Payable dalam Dunia Akuntansi
Dalam dunia akuntansi, account payable merujuk pada kewajiban atau utang perusahaan kepada pihak ketiga akibat pembelian barang atau jasa yang belum dibayar. Artinya, perusahaan memiliki tanggungan pembayaran kepada pemasok atau kreditur atas barang atau layanan yang sudah diterima, namun belum dilunasi.
Nominal dari account payable ini perlu dicatat secara jelas dalam anggaran keuangan perusahaan karena berkaitan langsung dengan arus kas keluar dan kewajiban yang harus diselesaikan dalam jangka pendek.
Pada perusahaan FMCG misalnya, account payable biasanya mencakup pembayaran untuk bahan baku, kemasan produk FMCG, hingga biaya operasional seperti logistik dan utilitas. Namun, sistem ini juga berlaku luas di berbagai jenis industri dengan penyesuaian sesuai kebutuhan bisnis masing-masing.
Perbedaan Account Payable dan Account Receivable
Selain account payable, ada juga istilah lain yang tak kalah penting untuk dipahami, yaitu account receivable. Kedua istilah ini sering digunakan dalam akuntansi dan pengelolaan keuangan perusahaan, namun memiliki perbedaan mendasar dalam hal arus kas.
Account payable merujuk pada kewajiban perusahaan untuk membayar sejumlah uang kepada pihak lain, seperti vendor atau pemasok, atas pembelian barang atau jasa yang telah diterima. Dengan kata lain, ini adalah utang usaha yang harus segera diselesaikan sebelum jatuh tempo.
Sebaliknya, account receivable adalah piutang perusahaan, yaitu jumlah uang yang harus dibayarkan oleh pelanggan atau pihak ketiga kepada perusahaan atas produk atau layanan yang telah diberikan. Artinya, pihak lain memiliki utang kepada perusahaan.
Singkatnya, account payable berkaitan dengan uang yang keluar dari perusahaan, sedangkan account receivable berkaitan dengan uang yang masuk ke perusahaan.
Proses Account Payable
Dalam setiap perusahaan, proses account payable perlu dilakukan secara sistematis agar kewajiban pembayaran kepada vendor atau pemasok dapat berjalan lancar. Berikut adalah tahapan-tahapan dalam proses account payable:
1. Penerimaan Invoice dari Vendor atau Pemasok
Proses account payable biasanya dimulai dengan penerimaan invoice dari vendor atau pemasok. Dokumen ini berisi rincian barang atau jasa yang telah diterima, beserta total nominal yang harus dibayarkan dan tanggal jatuh tempo pembayaran.
2. Pencatatan Invoice pada Sistem
Setelah invoice diterima, data-data dalam dokumen tersebut akan diinput ke dalam sistem akuntansi perusahaan. Proses ini penting agar semua kewajiban pembayaran (utang usaha) tercatat dengan rapi dan akurat.
3. Verifikasi Invoice
Setelah data invoice diinput ke dalam sistem, tim keuangan akan melakukan verifikasi untuk memastikan bahwa rincian dalam invoice sesuai dengan pesanan dan barang/jasa yang diterima. Jika sudah terverifikasi dan sesuai, invoice akan disetujui untuk diproses lebih lanjut.
4. Proses Pembayaran
Pada saat mendekati tanggal jatuh tempo, perusahaan akan melakukan pembayaran kepada vendor atau pemasok. Pembayaran bisa dilakukan melalui berbagai metode, seperti transfer bank atau cek.
5. Pencatatan Pembayaran pada Sistem
Jika proses pembayaran telah selesai, maka pencatatan pembayaran harus dilakukan di sistem akuntansi perusahaan agar nilai utang perusahaan berkurang.
Meski formatnya bisa berbeda tergantung sistem dan kebijakan masing-masing perusahaan, secara umum, contoh laporan account payable biasanya berisi data seperti nama vendor, nomor invoice, nominal tagihan, tanggal jatuh tempo, dan status pembayaran.
Baca juga: Tugas Key Account Manager dan Jenjang Karirnya yang Menjanjikan
Manfaat Account Payable
Meskipun account payable merupakan bentuk kewajiban atau utang perusahaan kepada pihak luar, sistem ini memberikan sejumlah manfaat penting bagi kelangsungan dan efisiensi operasional perusahaan.
Berikut adalah manfaat utama dari penerapan sistem account payable yang baik:
- Meningkatkan relasi positif dan kepercayaan dengan vendor atau pemasok dengan membayar tagihan tepat waktu.
- Mengoptimalkan arus kas perusahaan untuk menghindari keterlambatan pembayaran yang dapat berakibat pada penghentian kerja sama antar perusahaan dan vendor.
- Meningkatkan efektivitas proses pembelian barang dengan mengurangi waktu pemesanan sampai pembayaran.
- Membantu menyediakan data yang dibutuhkan untuk analisis keuangan.
- Menurunkan risiko kerugian karena penipuan.
- Meningkatkan efisiensi kebutuhan operasional perusahaan, seperti penerimaan dan pencatatan data pembelian bahan dan barang.
Peran dan Tugas Bagian Account Payable
Dalam sistem account payable, terdapat staf khusus yang bertanggung jawab menjalankan proses ini secara menyeluruh. Mereka bertanggung jawab untuk menjaga kelancaran transaksi keuangan dengan pihak ketiga. Berikut beberapa tugas utamanya:
1. Berkoordinasi dengan Bagian Supply Chain
Tugas bagian account payable yang pertama adalah melakukan koordinasi dengan bagian supply chain, seperti produksi, warehouse, penjualan, vendor, dan pembelian agar tidak terjadi miskomunikasi.
Koordinasi ini dilakukan untuk memastikan bahwa barang yang dibeli sesuai dengan spesifikasi kebutuhan, baik dari segi jumlah, kualitas, jenis, maupun merek, serta untuk menghindari miskomunikasi antar departemen.
2. Melakukan Analisis pada Aktivitas Pemesanan Bahan dan Barang
Tim account payable juga memiliki tanggung jawab untuk melakukan analisis terhadap aktivitas pemesanan. Ini dilakukan dalam bentuk evaluasi dan pengawasan terhadap seluruh dokumen pembelian yang masuk.
Karena adanya potensi kesalahan pencatatan, staf account payable harus melakukan pemeriksaan secara teliti dan memastikan semua transaksi sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
3. Mengatur Pembayaran
Setelah proses verifikasi selesai dan pembelian disetujui, bagian account payable bertugas untuk mengatur proses pembayaran kepada vendor atau pemasok.
Umumnya, terdapat tiga metode pembayaran yang bisa diterapkan, yaitu Cash After Delivery, Cash Before Delivery, serta pembayaran dua tahap dengan DP dan pelunasan.
4. Membuat Laporan dan Neraca Pembelian
Setelah proses pembayaran selesai dilakukan, tim account payable bertanggung jawab untuk menyusun laporan terkait dana keluar. Mereka harus memastikan bahwa pembelian serta transaksi tercatat dengan akurat.
5. Melakukan Kerja Sama Dengan Berbagai Departemen Lain
Selain bekerja secara internal, bagian account payable juga perlu menjalin kerja sama dengan berbagai departemen lain, khususnya tim akuntansi dan keuangan.
Kolaborasi ini penting untuk memastikan bahwa seluruh data keuangan terkait utang perusahaan sinkron, tercatat dengan benar, dan pembayaran dilakukan tepat waktu sesuai tenggat yang telah ditentukan.
Baca juga: Mengenal Trade Marketing: Manfaat dan Strategi Efektifnya
Kualifikasi Staff Account Payable
Jika kamu tertarik untuk berkarier sebagai staf account payable, terdapat beberapa kualifikasi penting yang perlu dipenuhi agar dapat menjalankan tugas dengan optimal. Berikut kualifikasinya:
- Lulusan dari jurusan Akuntansi atau bidang terkait.
- Memiliki pengalaman pada bidang account payable minimal satu tahun.
- Memiliki ketelitian dan konsentrasi yang tinggi.
- Mampu berkomunikasi dalam bahasa asing, setidaknya bahasa Inggris.
- Mampu bekerja secara tim maupun individu.
- Menguasai penggunaan komputer, terutama perangkat lunak akuntansi dan spreadsheet.
Itu dia penjelasan mengenai account payable, mulai dari definisi hingga kualifikasi staf yang dibutuhkan. Jadi, apakah kamu tertarik untuk terjun ke bidang ini?
Kalau iya, dan kamu masih bingung harus mulai dari mana atau mencari tempat yang tepat untuk bertumbuh dan mengembangkan kemampuan di bidang account payable, Enesis Group bisa jadi jawabannya.
Dengan berkarir di Enesis, kamu akan terlibat dalam berbagai proyek menantang yang akan memperkaya pengalaman sekaligus meningkatkan kompetensi di bidang ini.
Tak hanya itu, kamu juga akan Lebih Healthy & Happy Berkarier di Enesis karena bisa merasakan lingkungan kerja yang sehat, dengan atasan yang suportif, rekan kerja yang positif, dan peluang karier yang jelas.
Jadi, jangan ragu untuk bergabung dan berkembang bersama Enesis, ya, sebab Enesis sudah terbukti kiprahnya sejak 1988 dengan melahirkan merek-merek ternama pilihan masyarakat Indonesia, seperti Adem Sari, Vegeta Herbal, Soffel, dan masih banyak lagi. Yuk, wujudkan karier impianmu di Enesis!
Baca juga: 10 Tips Membuat CV yang Menjual dan Efektif Dilirik oleh HR
