Membuat laporan kegiatan sering terasa sulit, padahal laporan ini penting untuk mencatat apa saja yang sudah dilakukan dan hasil yang dicapai.
Laporan kegiatan yang tersusun secara rapi dan jelas mudah dipahami sehingga dapat juga membantu melatih skill komunikasi dan kemampuan lainnya dalam pekerjaan.
Untuk mengetahui cara membuat laporan kegiatan hingga penjelasan mengenai pentingnya laporan kegiatan, simak artikel ini sampai akhir.
Apa Itu Laporan Kegiatan?
Laporan hasil kegiatan adalah dokumen yang berisi informasi untuk atasan sebagai bentuk pertanggungjawaban atas sebuah kegiatan. Laporan ini biasanya dibuat setelah kegiatan selesai.
Isinya mencakup berbagai hal, mulai dari tema, tujuan, waktu pelaksanaan, hingga hasil dari kegiatan tersebut. Bukan hanya panitia, peserta pun biasanya juga diminta untuk membuat laporan ini.
Dengan kata lain, laporan hasil kegiatan adalah informasi tentang sebuah kegiatan yang disusun sebagai pertanggungjawaban dan memuat struktur tertentu.
Mengapa Laporan Kegiatan Perlu Dibuat?
Laporan kegiatan bukan sekadar formalitas, tapi memiliki peran penting dalam sebuah organisasi atau kegiatan. Berikut beberapa alasan mengapa laporan kegiatan perlu dibuat:
1. Menyampaikan Informasi
Laporan kegiatan berfungsi untuk melihat sejauh mana sebuah kegiatan berjalan. Dengan mencocokkan rencana awal dan hasil yang terjadi, kamu bisa mengetahui apakah semuanya sesuai harapan atau ada masalah. Dari sini, tindakan koreksi atau penyesuaian bisa dilakukan supaya tujuan kegiatan tetap tercapai.
2. Memonitor Progres
Laporan kegiatan berguna untuk melihat perkembangan sebuah kegiatan. Dengan meninjau apa yang direncanakan dan apa yang sebenarnya terjadi, kita bisa mengetahui apakah semuanya berjalan lancar atau ada masalah. Dari hasil ini, bisa diambil langkah perbaikan atau penyesuaian kegiatan supaya tujuan tetap tercapai.
3. Pemantauan dan Akuntabilitas
Laporan kegiatan berperan untuk melacak dan menilai pemakaian sumber daya, seperti uang, waktu, dan tenaga. Dengan catatan yang jelas tentang penggunaannya, pihak terkait bisa melihat apakah sumber daya digunakan dengan tepat dan bermanfaat.
4. Mengevaluasi dan Memperbaiki
Laporan kegiatan berguna untuk meninjau hasil dari kegiatan yang sudah dilakukan. Di dalamnya tercatat hal-hal yang sukses, kesulitan yang ditemui, dan tantangan selama proses. Dari catatan ini, bisa diketahui apa yang perlu diperbaiki dan merancang langkah yang lebih baik untuk kegiatan berikutnya.
Baca juga: Definisi, Tujuan, dan Contoh Minutes of Meeting dalam Rapat
Cara Membuat Laporan Kegiatan
Agar laporan kegiatan bisa tersusun rapi dan mudah dimengerti, ada beberapa langkah penting yang perlu diikuti. Berikut cara membuat laporan kegiatan:
1. Kumpulkan Data Selengkap Mungkin
Sebelum mulai menulis laporan, pastikan semua informasi dan data yang diperlukan sudah siap. Dengan data yang lengkap, menulis laporan jadi lebih mudah dan hasilnya lebih jelas.
Mengumpulkan informasi ini juga merupakan bagian penting dalam cara membuat laporan kerja, agar laporan yang dibuat tersusun rapi dan memuat semua hal yang diperlukan. Beberapa hal yang biasanya dikumpulkan meliputi:
- Rencana kegiatan dalam bentuk dokumen.
- Catatan dari rapat persiapan.
- Daftar peserta yang hadir.
- Foto dan video kegiatan.
- Materi presentasi yang digunakan.
- Hasil kuesioner atau survei peserta.
- Catatan keuangan kegiatan.
2. Buat Kerangka Laporan
Sebelum menulis laporan penuh, buatlah gambaran garis besar terlebih dahulu. Garis besar ini memudahkan kamu menata informasi secara tertata dan memastikan semua hal penting tercakup.
Struktur laporan yang sudah dibahas sebelumnya bisa dijadikan panduan. Langkah ini juga merupakan bagian penting dalam cara membuat laporan hasil kegiatan, agar laporan yang dibuat lebih rapi, jelas, dan mudah dipahami.
Baca juga: Pitching Deck: Struktur, Tujuan dan Tips Membuatnya
3. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Objektif
Tulislah laporan kegiatan dengan bahasa yang sederhana dan mudah dimengerti. Hindari memakai kalimat yang berbelit-belit atau istilah sulit. Laporan juga harus netral, hanya memuat fakta dan data yang akurat tanpa opini pribadi.
4. Sertakan Data Kuantitatif
Agar laporan dapat dipertanggungjawabkan secara faktual, tambahkan data angka yang relevan. Misalnya, jumlah peserta, persentase pencapaian target, atau hasil survei kepuasan. Angka-angka ini membantu memberikan gambaran yang lebih jelas tentang keberhasilan kegiatan.
5. Gunakan Ilustrasi Visual
Menambahkan gambar, grafik, diagram, atau foto bisa membuat informasi dalam laporan lebih jelas dan mudah dipahami. Visual yang jelas juga membuat laporan lebih menarik sekaligus informatif.
Salah satu hal penting dalam cara membuat laporan dokumentasi kegiatan adalah memastikan setiap ilustrasi diberi keterangan yang sesuai, sehingga pembaca bisa langsung memahami konteks dan maksud dari setiap data atau foto yang disajikan.
6. Lakukan Proofreading
Sebelum menyerahkan laporan, pastikan untuk memeriksa kembali semua tulisan agar tidak ada salah ketik atau informasi yang keliru. Selain itu, jika memungkinkan, minta rekan kerja untuk membaca ulang laporan dan memberikan masukan.
Langkah proofreading termasuk bagian penting dalam cara membuat laporan kerja harian, agar laporan menjadi lebih rapi, akurat, dan mudah dipahami oleh pembaca.
7. Buat Ringkasan Eksekutif
Jika laporan cukup panjang, buat ringkasan eksekutif di bagian awal. Ringkasan ini berisi poin-poin penting dari seluruh laporan dan biasanya hanya satu halaman. Dengan begitu, pembaca bisa cepat memahami isi laporan tanpa harus membaca semuanya.
Itulah penjelasan mengenai cara membuat laporan kegiatan hingga pentingnya membuat laporan ini. Dengan mengikuti langkah-langkah yang tepat, laporan kegiatan yang dibuat bisa lebih rapi, jelas, dan mudah dipahami.
Laporan kegiatan tidak hanya membantu menilai keberhasilan kegiatan, tapi juga menjadi sarana belajar yang berharga untuk meningkatkan kemampuan analisis, komunikasi, dan presentasi.
Jika kamu ingin mengembangkan kemampuan tersebut dalam dunia profesional, memilih perusahaan dengan budaya kerja yang mendukung adalah langkah penting. Enesis Group bisa menjadi pilihan bagi kamu yang ingin bertumbuh bersama perusahaan yang menghargai ide, inisiatif, dan kontribusi setiap individu.
Dengan pengalaman panjang sejak tahun 1988, Enesis Group membangun lingkungan kerja yang mendorong pengembangan diri dan pembelajaran berkelanjutan, termasuk mengasah kemampuan komunikasi dan presentasi dalam konteks bisnis nyata.
Kemampuan membuat laporan kegiatan pun dapat langsung diaplikasikan dan diasah secara profesional. Life at Enesis menghadirkan pengalaman bekerja yang menyenangkan dan mendukung. Di sini, setiap karyawan punya kesempatan untuk berinovasi, belajar hal baru, dan bertumbuh bersama tim yang solid.
Lingkungan yang positif membuat proses bekerja lebih sehat, bahagia, dan produktif, sambil mengasah keterampilan yang berguna untuk karier jangka panjang. Yuk, ambil langkah berikutnya untuk lebih healthy & happy berkarier dan berkembang bersama Enesis Group!
Baca juga: Contoh Laporan Magang: Format, Isi, dan Cara Membuatnya
