Dalam proses rekrutmen, menerima offering letter sering dianggap sebagai tanda bahwa lamaran kerja berjalan lancar.
Namun, masih banyak kandidat yang bertanya-tanya apakah offering letter sudah pasti diterima dan apa langkah yang sebaiknya dilakukan setelah menerimanya.
Nah, agar tidak salah paham, kamu perlu tahu apa itu offering letter dan cara menanggapinya dengan benar lewat artikel ini. Yuk, simak!
Apa Itu Offering Letter?
Offering letter adalah surat penawaran kerja resmi yang diberikan perusahaan kepada kandidat terpilih setelah lolos tahapan seleksi.
Surat ini berisi informasi penting seperti posisi yang ditawarkan, gaji, tunjangan, jam kerja, tanggal mulai bekerja, dan ketentuan lain yang perlu diketahui kandidat sebelum bergabung. Meski bersifat resmi, perlu dipahami bahwa offering letter berbeda dengan kontrak kerja.
Offering letter umumnya masih berupa penawaran awal yang dapat didiskusikan, baik terkait gaji, benefit, maupun detail pekerjaan lainnya. Karena itu, kandidat perlu membaca isi surat dengan teliti sebelum memberikan jawaban.
Apakah Offering Letter Sudah Pasti Diterima?
Pertanyaan ini sering kali muncul saat kandidat menerima surat penawaran dari perusahaan. Jawabannya, offering letter menandakan bahwa perusahaan telah memilih kandidat, tetapi belum sepenuhnya mengikat secara hukum seperti kontrak kerja.
Status kandidat memang sudah dinyatakan lolos seleksi hingga tahap akhir, tetapi penerimaan baru dianggap final setelah kandidat menyetujui isi offering letter dan menandatanganinya sesuai ketentuan.
Jika kandidat menolak, meminta perubahan yang tidak disepakati, atau tidak memberikan respons dalam batas waktu yang ditentukan, perusahaan masih bisa membatalkan penawaran tersebut.
Dengan kata lain, offering letter adalah tahap sebelum kontrak kerja, bukan jaminan mutlak bahwa hubungan kerja sudah resmi berjalan.
Baca juga: Definisi, Tujuan, dan Contoh Minutes of Meeting dalam Rapat
Contoh Offering Letter
Umumnya, offering letter memiliki struktur yang hampir sama di setiap perusahaan. Isinya mencakup identitas perusahaan dan kandidat, posisi yang ditawarkan, deskripsi singkat pekerjaan, besaran gaji dan tunjangan, jadwal kerja, tanggal mulai bekerja, dan batas waktu untuk memberikan jawaban. Berikut ini contohnya:
PT Sukses Bersama Sejahtera
Jl. Jenderal Sudirman No. 88
Jakarta Selatan, DKI Jakarta 12930
Telp. (021) 7890 1234
Email: hrd@suksessejahtera.co.id
15 Februari 2022
Kepada Yth.
Bapak Rizky Pratama
Jl. Anggrek No. 45
Depok, Jawa Barat 16412
Perihal: Penawaran Kerja
Yth. Bapak Rizky Pratama,
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami menyampaikan bahwa Anda terpilih sebagai kandidat untuk mengisi posisi Staff Akuntansi di PT Sukses Bersama Sejahtera. Berdasarkan penilaian kualifikasi serta hasil proses wawancara, kami menilai Anda sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan dapat memberikan kontribusi positif bagi tim.
Adapun detail penawaran kerja yang kami ajukan adalah sebagai berikut:
- Jabatan: Staff Akuntansi.
- Divisi: Keuangan dan Akuntansi.
- Gaji: Rp6.000.000 per bulan, ditambah tunjangan makan dan transport sebesar Rp1.000.000.
- Tanggal Mulai Kerja: 1 Maret 2022.
- Jam Kerja: Senin–Jumat, pukul 08.30–17.30 WIB.
Fasilitas dan tunjangan yang diberikan meliputi BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, asuransi kesehatan tambahan, serta THR dan bonus tahunan yang disesuaikan dengan hasil penilaian kinerja.
Penawaran ini berlaku hingga tanggal 21 Februari 2022. Kami berharap Anda dapat menyampaikan keputusan sebelum batas waktu tersebut. Apabila Anda bersedia menerima penawaran ini, mohon menandatangani dan mengembalikan salinan surat sebagai bentuk persetujuan.
Kami berharap dapat menyambut Anda sebagai bagian dari PT Sukses Bersama Sejahtera. Jika terdapat pertanyaan atau hal yang perlu diklarifikasi, silakan menghubungi kami melalui nomor telepon atau alamat email yang tertera di atas.
Atas perhatian Anda, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Maria Lestari
HR Manager
PT Sukses Bersama Sejahtera
Baca juga: Pitching Deck: Struktur, Tujuan dan Tips Membuatnya
Cara Membalas Offering Letter
Balasan offering letter harus disampaikan secara tepat untuk mencerminkan sikap profesional dan membangun kesan baik di mata perusahaan. Ini juga berlaku saat kamu ingin menolak tawaran tersebut. Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan saat membalas offering letter:
1. Tentukan Keputusan Sejak Awal
Setelah menerima offering letter, luangkan waktu untuk membaca seluruh isinya. Perhatikan gaji, tunjangan, peran kerja, dan tanggal mulai bekerja.
Dari situ, tentukan apakah kamu menerima, ingin bernegosiasi, atau menolaknya. Keputusan yang jelas akan membuat balasanmu lebih tegas dan meyakinkan.
2. Balas dalam Waktu yang Wajar
Perusahaan biasanya menunggu respons dalam waktu 1–2 hari kerja. Jangan menunda terlalu lama karena bisa dianggap tidak serius.
Jika kamu membutuhkan waktu tambahan untuk mempertimbangkan, sampaikan hal tersebut secara sopan agar perusahaan memahami posisimu.
3. Gunakan Bahasa yang Sopan dan Profesional
Jika offering letter dikirim melalui email atau WhatsApp, balasannya tetap harus ditulis dengan bahasa profesional, meski komunikasi sebelumnya terasa santai.
Susun kalimat balasan dengan baik, mulai dari salam pembuka, isi yang jelas, hingga penutup. Hindari singkatan berlebihan atau gaya bahasa terlalu kasual.
4. Cek Ulang Isi Offering Letter
Sebelum mengirim balasan, pastikan semua informasi dalam offering letter sudah sesuai. Jika ada detail yang terasa janggal, seperti nominal gaji atau jam kerja, ajukan pertanyaan klarifikasi terlebih dahulu. Langkah ini membantu mencegah kesalahmpahaman di kemudian hari.
5. Sampaikan Apresiasi
Apa pun keputusanmu, selalu ucapkan terima kasih atas kesempatan dan kepercayaan yang diberikan. Sikap ini menunjukkan etika kerja yang baik dan bisa menjaga hubungan profesional tetap positif.
6. Jelaskan Alasan secara Singkat dan Profesional
Jika kamu menolak atau ingin bernegosiasi, jelaskan alasannya secara ringkas dan relevan. Sebaiknya tidak perlu menjelaskan terlalu panjang atau personal. Fokuskan pada pertimbangan profesional seperti tanggung jawab kerja, kompensasi, atau kecocokan peran.
7. Jangan Menghilang Tanpa Kabar
Mengabaikan offering letter bukanlah sikap yang baik. Jika kamu tidak berminat, tetap berikan jawaban penolakan dengan bahasa yang sopan. Respons yang jelas menunjukkan tanggung jawab dan integritas sebagai kandidat.
Sebagai penutup, memahami apakah offering letter sudah pasti diterima akan membantu kamu bersikap lebih tenang dan profesional dalam setiap tahap rekrutmen.
Dengan mengetahui apa itu offering letter, contoh isinya, hingga cara membalas offering letter, kamu bisa mengambil keputusan karier tanpa ragu dan meminimalkan risiko kesalahpahaman dengan perusahaan.
Jika kamu sedang mencari lingkungan kerja yang sehat, dinamis, dan memberi ruang berkembang secara profesional, Enesis Group bisa menjadi pilihan yang tepat.
Kunjungi halaman karier Enesis Group dan temukan peluang untuk membangun karier yang sesuai dengan potensi terbaikmu.
Baca juga: Bagaimana Cara Membangun Kerja Sama Tim yang Solid?
